Выдача перерасхода по авансовому отчету сроки

Расчеты с какими лицами будут учитываться на счете 00 На счете 00 "Расчеты с подотчетными лицами" подлежат учету только расчеты со штатными сотрудниками В Указаниях Банка России N У под подотчетными лицами понимаются не только работники учреждения, но и лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Расчеты с последними желательно учитывать на счетах 00 и 00 Порядок применения счетов бухучета при отчете "перерасходом" Если сотрудник не получал подотчетную сумму, но представил утвержденный Авансовый отчет , расчеты учитываются на счете 00 "Расчеты с подотчетными лицами" Нормативными правовыми актами вопрос не урегулирован. Если подотчетная сумма не выдавалась, учет расчетов с сотрудниками по компенсации их расходов может быть организован и на счете Такое учетное решение не является ошибкой письмо Минфина Оптимальный вариант - указать проводки по расходам, целесообразность которых подтверждена документами, по кредиту счета 00 и дебету счетов 00, 00,

Сроки оплаты перерасхода по авансовому отчету

Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или — когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств. Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях: если работник приобретает для организации товары, работы или услуги на хозяйственные нужды ; если сотрудника направляют в командировку.

Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат: либо приказ руководителя организации; На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так: Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно. На основании приказа руководителя либо заявления работника бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер.

И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6. Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника.

Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам. Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты: на проезд в командировку; на наем жилья во время командировки; дополнительные расходы, связанные с проживанием суточные.

Такой порядок предусмотрен статьей ТК РФ. Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах.

Срок отчета — три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию: авансовый отчет по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т.

На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету.

Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку отрывную часть отчета и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. Проверка авансового отчета Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т.

Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению. Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму.

Здесь возможны такие варианты: работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано; сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано; сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали. Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем п. То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок.

Сотрудник вносит их в кассу организации. Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно — это следует из статьи 1.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован. Перерасход аванса считается обоснованным, если работник: израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет ; предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода например, кассовые чеки.

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Такие правила следуют из ст. Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер. Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет. В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов; товарные чеки, накладные, акты выполненных работ оказанных услуг и т.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6. Контроль подотчетных сумм на командировку Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных.

Срок отчета — три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд.

Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов. Расходы на проезд в командировку Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля года изменились требования к БСО — типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме ст. Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета. Оплату билета подтверждает один из документов: чек ККТ; слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник; подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета; другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от Расходы на проживание в командировке С 1 июля года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО например, даты заезда и выезда.

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме ст.

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства. Суточные Порядок и размер норматив возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном трудовом договоре ст.

Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные — это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные — не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: руб.

Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения. Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно , то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов.

А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего: Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя. Их перечень приведен в ст. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы — недостаточно.

Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете Принимать НДС к вычету по товарам работам, услугам , приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами — один из самых важных и трудоемких участков бухгалтерии.

Поэтому в крупных компаниях, особенно там, где имеют место постоянные командировки, на этот участок часто выделяют целый штат бухгалтеров. Между тем, работа на этом участке требует определенных качеств. В частности — предельной внимательности и ответственности.

Перерасход по авансовому отчету — вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары услуги или израсходовать в служебной поездке.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты. Однако с года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от Кто должен составлять авансовый отчет В соответствии с абз. Согласно письму Банка России от В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками. Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте ЛНА : это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

В какой срок сотрудник может взыскать с организации перерасход по авансовому отчету?

Бухгалтер Г,Г. Аннсииов При предоставлении отчета го командировочным расходам к аван-совому отчету, клк правило, прилагаются следующие документы: командировочное удостоверение, оформленное в устаноияенном порядке; документы о найме жилого помещения,- документы, подтверждающие фактические расходы по проезду Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета подробно. Действие I.

Перерасход по авансовому отчету

В какой срок сотрудник может взыскать с организации перерасход по авансовому отчету? Каковы налоговые последствия, если этот срок истек? Взаимоотношения с подотчетными лицами относятся к трудовым отношениям между работником и работодателем. Согласно статье ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Эта норма распространяется на сроки обращения именно в суд, а не к работодателю. Сроки обращения к работодателю с требованием о выплате перерасхода не ограничены. До момента отказа работодателя в выплате работнику суммы перерасхода, работник не может знать о нарушении своих прав он может только предполагать таковые.

В какой срок нужно возместить перерасход по авансовому отчету

Ответы на распространенные вопросы Денежные средства, которые выплачены подотчетному сотруднику и при предоставлении им подтверждающих документов не подлежат обложению НДФЛ. Причем это не зависит от того, какую систему налогообложения применяет компания. В статье рассмотрим ситуацию, когда в компании возник перерасход по авансовому отчету и порядок его возмещения. Перерасход по авансовому отчету Иногда при проверке авансового отчета бухгалтер выявляет, что израсходовано сотрудником было больше денег, чем кассир ему выдал.

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов. Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет. В письме ЦБ РФ от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Распорядительный документ на выдачу наличных под отчет должен содержать следующие сведения: — ФИО подотчетного лица; — сумму и срок, на который она выдается; — подпись руководителя; — дату и регистрационный номер документа. В распорядительном документе может быть указано несколько сотрудников компании, которым выдаются денежные средства под отчет.

В какой срок нужно выдать перерасход по авансовому отчету работнику?

Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками. На основании пп. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

Возмещение по авансовому отчету сроки

Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или — когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств. Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях: если работник приобретает для организации товары, работы или услуги на хозяйственные нужды ; если сотрудника направляют в командировку. Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат: либо приказ руководителя организации; На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации.

Следующая статья: Проводки по авансовому отчету. Коммерческие предприятия нередко.

Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки. Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер РКО , а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными. Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи. Видео: авансовый отчет и все нюансы по его составлению в программе 1С В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия. Отметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера.